INSTRUCȚIUNI PENTRU INDEXARE ÎN LIMBA ROMÂNĂ

aureliaanavasile1

Instrucțiuni pentru INDEXARE (recomandat a fi făcută NUMAI pentru documente în limba maternă — română)

1. Dacă documentul este lizibil (descifrabil) lăsăm YES și clic pe NEXT. Dacă nu e descifrabil, clic pe săgeata din dreapta lui YES și apoi clic pe NO. NO EXTRACTABLE DATA.
2. La indexarea actelor de naștere, pentru copiii adoptați, dacă în act găsim numele și ale părinților adoptivi și ale celor naturali, indexăm (introducem) DOAR NUMELE PĂRINȚILOR NATURALI.
3. Observați și eventuale corecturi pe act (uneori aflate pe marginea actului) ca să introduceți datele corecte.
4. Imaginile pot prezenta mai multe documente. Se poate să fie necesar să adăugați sau să ștergeți intrări de date pentru a indexa toate documentele dintr-o fotografie/scanare.
5. Unele documente pot continua pe mai mult de o imagine fotografiată/scanată.
6. GIVEN NAMES (PRENUME) a) Numele se introduc așa cum sunt scrise. Nu faceți corecturi proprii de ortografie și scrieți abrevierile/prescurtările așa cum sunt (dacă nu vi se cere altceva în instrucțiunile proiectului). b) Scrieți versiunea completă a numelui, dacă acest nume apare în mai multe locuri/variante în document. c) Dacă nu vă e clar dacă un nume este de familie sau prenume, introduceți-l la GIVEN NAMES (prenume). d) Nu scrieți NIMIC la GIVEN NAMES dacă nu apare nume dat (unui copil născut mort, de exemplu). e) Dacă apar mai multe variante de nume în act, scrieți toate variantele despărțite de OR. Exemplu: Given Name: Georgios Or George.     Surname: Broski Or Browzowski Or Brzozowski
7. SURNAMES (NUMELE DE FAMILIE) a) Nu presupuneți că un nume de familie este același cu cel al părinților sau partenerului (soț/soție), dacă nu vi se precizează în instrucțiuni să faceți așa. Pur și simplu nu scrieți nimic la SURNAME dacă nu e scris numele de familie ca fiind clar al persoanei respective. b) Scrieți numele de domnișoară (dacă apare precizat în act între paranteze sau ca “născută….”) înainte de numele de familie din prezent sau anterior. 
8. NUMELE NEPRECIZATE nu se înscriu pentru că presupunem noi că persoana poate avea același nume de familie ca și soțul/soția. Dacă nu apar în act, nu le indexăm. Dacă avem doar o parte a numelui, o indexăm doar pe aceea. Dacă actul consemnează numele soților împreună, de forma “Ion și Maria Popescu”, indexăm numele de familie Popescu pentru ambii (Ion și apoi Maria). Dacă actul spune însă "Mihai Ionescu și soția, Ioana", nu presupuneți că numele soției este Ionescu, ci nu scrieți nimic la numele de familie al soției. Dacă în act apare “Dna George Iuga”, scrieți la GIVEN NAMES “George” și la SURNAME “Iuga” și completați la gen/sex “feminin”/"female".
9. PLACE NAMES / NUME DE LOCURI a) Nu adăugați “municipiu” sau “sat”, dacă nu intră în denumirea chiar a locului, cum e cazul localității care chiar se numește “Satu-Nou” și nicidecum doar “Nou”. b) Dacă sunt mai multe niveluri de localizare, cum ar fi: satul, comuna, județul, scrieți de la localitatea cea mai mică spre cea mai mare, punând virgulă între ele. Exemplu: Ungureni, Corbii Mari, Dâmbovița. (adică: satul, comuna, județul).
10. DATE(s)/ DATA (unui eveniment) DAY / ZIUA a) Dacă apar mai multe date de naștere, scrieți data cea mai veche (având 5 și 7 ianuarie, de exemplu, scrieți 5 ianuarie). b) Pentru alte tipuri de evenimente (căsătorie, deces), scrieți data ultimă / cea mai recentă (între 7 și 9 martie, scrieți 9 martie). c) Scrieți ziua fie cu o cifră dacă reprezintă doar o cifră (NU puneți 0 în față, cum ar fi “03”, ci doar scrieți “3”), fie cu două dacă reprezintă un număr de două cifre (scrieți “20” de exemplu). d) MONTH / LUNA o scriem cu primele 3 litere din engleză: Jan, Feb, Mar, Apr, May, Jun, Jul, Aug, Sep, Oct., Nov., Dec. d) YEAR / ANUL se scrie cu cele patru cifre. Dacă sunt doar ultimele două cifre ale anului în act și e clar (după denumirea proiectului) ce an este, scrieți cele patru cifre ale anului, Dacă nu e clar, scrieți doar două cifre.
11. DIACRITICE (litere cu semne în plus: căciulă pe ă virgula sub litera ș, etc.) Trebuie să introduceți denumirile cu diacritice corect. Pentru aceasta, clic pe bara unde apare "International Characters 

“ și apoi clic pe litera potrivită. 

1. INFORMAȚIILE INDESCIFRABILE a) O LITERĂ / O CIFRĂ Dacă doar o literă / cifră este indescifrabilă, o înlocuim cu semnul întrebării. Exemplu: Hreaț?a. b) MAI MULTE LITERE / CIFRE sunt indescifrabile, se înlocuiesc cu * Exemplu: Hrea*  . c) Când toată informația de completat într-o rubrică (FIELD) este indescifrabilă, clic în spațiul din interiorul rubricii, apoi fie clic pe bara de indexare fie apăsați CTRL și U (pe computer Mac COMMAND/CMD și U) , apoi clic pe imaginea CU SEMNUL ÎNTREBĂRII (și ne apare UNREADABLE în rubrică).
2.  . d) Întregul document e indescifrabil: apăsați Ctrl+Shift+U. e) întreaga imagine e indescifrabilă, marcați în etapa 1/ Step 1: No, No Extractable Data. (vezi punctul 1 din aceste instrucțiuni).